Mi az RPA specifikáció?
Mindazon tervdokumentáció összessége, amely alapvető feltétele egy RPA (Robotic Process Automation, azaz szoftverrobot) projekt sikeres megvalósulásának. Ide sorolhatjuk az automatizálni kívánt folyamatok részletes leírását, a folyamatok automatizálására ajánlott megoldások leírását, a folyamatok által használt alkalmazásokat, a résztvevők szerepköreit, a függőségeket.
Az RPA projektek során előfordulhatnak olyan kritikus helyzetek, amelyek akár egy projekt teljes, vagy részleges bukását is okozhatják. Jelen cikk célja az, hogy felkeltse a figyelmet arra, hogy fontos minden szempontból jól átgondolni egy RPA projekt megfelelő specifikálását, annak érdekében, hogy minél sikeresebb legyen az. Négy fontos csoportra oszthatjuk azokat a szempontokat, amelyekre nagyon fontos, hogy odafigyeljünk egy specifikáció esetén:
- Automatizálható-e a folyamat
- Előkészület
- PDD (Process Design Document)
- Idő
Automatizálható-e a folyamat?
Legelső lépésként az ügyfél által meghatározott folyamatot több szempontból is meg kell vizsgálni. Ilyen szempontok például a teljkesség igénye nélkül: a folyamat repetitív-e, a folyamatben szereplő üzelti döntések teljesen szabály alapúak, vagy hogy a folyamat által használt alkalmazások felülete (UI) gyakran változik-e, illetve az is, hogy az alkalmazások ablakai, gombjai, bemeneti mezői felismerhetőek-e a használt technológiával. Ha egy alkalmazás felülete folyamatosan változik, akkor az minden esetben plusz fejlesztést von maga után. Ez amiatt van, mert a robotok azt csinálják amire őket megtanítják, ezért, ha egy új ablak ugrik fel, amire a robot nincs betanítva, hogy hogyan kezelje azt, akkor a robot hibára fog futni. Ezen szempontok összesége, és eredménye fogja megválaszolni azt a kérdést, hogy egy folyamat automatizálása növeli-e, vagy csökkenti-e a hatékonyságot.
Előkészület
Fontos, hogy az érintett üzleti folyamat gazdái részletesen bemutassák a fejlesztőknek az automatizálandó üzleti folyamatot. A tapasztalatok szerint akár több alkalom is ajánlott az üzleti folyamat bemutatására, mivel a folyamatgazdáknak is gondosan át kell gondolniuk a folyamat összes kimenetelét, elágazását, üzleti hibáit. Figyelmet kell fordítani a folyamatok által használt alkalmazások ismert hibáira is (lefagyás, időtúllépések, stb.)
PDD (Process Design Document)
Az általános módszertan része az ún. Process Design Document elkészítése, ami az üzleti folyamat lépéseinek részletes leírását tartalmazza, step-by-step módon. Ennek a dokumentumnak a lehető legérthetőbbnek, ugyanakkor nagyon precíznek kell lennie. Fontos az is, hogy megfelelő mennyiségű, és minőségű ábrákat (pl. képernyőképek) is tartalmazzon. A dokumentum célja az, hogy egy végleges leírást adjon az automatizálandó üzleti folyamatról. A nem megfelelő PDD azzal jár, hogy már a fejlesztési fázis során módosítani kell azt. A jó PDD ismérve, hogy az alapján az adott üzleti folyamatot, céget, és alkalmazásokat egyáltalán nem ismerő ember is hiba nélkül végig tudna vinni kézzel egy konkrét ügyletet.
Idő
Ha a fenti szempontok azt az eredményt adják, hogy egy adott üzleti folyamat hatékonyan automatizálható, akkor jöhet szóba a fejlesztésre szánt időmennyiség meghatározása. A tapasztalatok azt mutatják, hogy ebben a fázisban, és ezen szempontok alapján tudunk a legpontosabb időmennyiséget becsülni a folyamatok fejlesztésére.
